So lesen Sie Ihre Gehaltsabrechnung, Zeile für Zeile

Eine Gehaltsabrechnung ist die Quittung für Ihre Arbeit. Sie zeigt, was Sie verdient haben, was abgezogen wurde und warum, und wie sich das Jahr bisher summiert. Die meisten schauen nur auf die letzte Zahl. Ein paar Minuten mit dem Rest können Fehler aufdecken, eine kleinere Auszahlung erklären und zeigen, wohin eine Gehaltserhöhung wirklich gegangen ist.

Was sind die Hauptteile einer Gehaltsabrechnung?

Das Layout unterscheidet sich je nach Abrechnungsanbieter, aber fast jede Abrechnung hat dieselben fünf Blöcke:

• Wer und wann: Ihr Name, die Daten des Abrechnungszeitraums und das Zahldatum. Der Abrechnungszeitraum ist die Arbeit, die bezahlt wird; das Zahldatum ist der Tag, an dem das Geld ankommt.
• Bezüge: reguläre Stunden oder Gehalt, Überstunden, Boni, Provisionen, Trinkgelder und bezahlte Freizeit, jeweils mit Stunden, Satz und Betrag.
• Abzüge vor Steuern: Geld, das vor einigen oder allen Steuern abgezogen wird, etwa ein klassischer 401(k)-Beitrag.
• Steuern: Bundeseinkommensteuereinbehalt, Social Security, Medicare und, wo zutreffend, Steuern des Bundesstaats oder der Gemeinde.
• Abzüge nach Steuern und Nettolohn: Posten wie Roth-401(k)-Beiträge oder Gewerkschaftsbeiträge, dann das, was Ihnen tatsächlich ausgezahlt wird.

Neben den meisten Zeilen sehen Sie zwei Spalten: current (diese Abrechnung) und YTD (year to date, alles seit dem 1. Januar).

Was ist der Unterschied zwischen Brutto- und Nettolohn?

Der Bruttolohn ist das, was Sie verdient haben, bevor etwas abgezogen wird. Bei einem Gehalt ist es der Jahresbetrag geteilt durch die Zahl der Abrechnungszeiträume, bei Stundenlohn Stunden × Satz, plus Überstunden. Der Nettolohn ist das, was nach allen Abzügen und Steuern auf Ihrem Konto landet.

Der Abstand zwischen beiden ist oft größer als erwartet. Deshalb kann sich eine Gehaltserhöhung kleiner anfühlen, als sie im Angebot aussah. Unser Check Gehaltserhöhung vs. Inflation nutzt aus diesem Grund den Bruttolohn: Es ist die Zahl, die Sie und Ihr Arbeitgeber beide sehen.

Wie sieht ein Rechenbeispiel aus?

Nehmen wir ein Gehalt von $52,000, alle zwei Wochen gezahlt (26 Abrechnungen), von dem 5% in einen klassischen 401(k) fließen:

Wir hören bewusst vor der Bundeseinkommensteuer auf. Diese Zeile hängt vom W-4 ab, das Sie Ihrem Arbeitgeber gegeben haben, von Ihrem Veranlagungsstatus und von sonstigem Einkommen. Jede einzelne Zahl hier wäre also geraten. Die beiden Lohnabgaben dagegen sind feste Sätze, die Sie auf den Cent genau prüfen können.

Beachten Sie, dass Social Security und Medicare auf die vollen $2,000.00 berechnet werden, nicht auf $1,900.00. Das ist kein Fehler.

Welche Abzüge erfolgen vor Steuern?

Laut IRS unterliegt ein klassischer 401(k)-Beitrag bei der Einzahlung nicht dem Bundeseinkommensteuereinbehalt, zählt für Social Security und Medicare aber weiterhin als Lohn. Auf einer Abrechnung sehen Sie daher womöglich zwei verschiedene Lohnbeträge: einen niedrigeren bundessteuerpflichtigen Lohn und einen höheren Social-Security-/Medicare-Lohn. Am Jahresende taucht dieselbe Aufteilung auf Ihrem W-2 auf.

Ein Roth 401(k) funktioniert umgekehrt. Manche Pläne erlauben Einzahlungen nach Steuern als sogenannte Roth-Beiträge, die Ihren steuerpflichtigen Lohn gar nicht senken. Wenn Sie von klassisch auf Roth umgestellt haben und Ihr Nettolohn leicht gesunken ist, liegt es daran.

Wie prüfe ich die Zeilen für Social Security und Medicare?

Das sind die am leichtesten zu prüfenden Zeilen der Abrechnung, weil die Sätze fest sind:

• Social Security: 6.2% Ihres Social-Security-Lohns, bis Ihr Lohn im Jahr die Beitragsgrenze erreicht ($184,500 im Jahr 2026, $192,300 im Jahr 2027, laut Social Security Administration). Darüber sollte diese Zeile für den Rest des Jahres auf null fallen. Unsere Erklärung zur Social-Security-Beitragsgrenze 2027 zeigt, was das mit dem Nettogehalt macht.
• Medicare: 1.45% des gesamten Medicare-Lohns, ohne Obergrenze. Übersteigt Ihr Lohn bei einem Arbeitgeber $200,000 im Jahr, muss der Arbeitgeber auf den Betrag darüber zusätzlich 0.9% Additional Medicare Tax einbehalten (IRS).

Die Spalten seit Jahresbeginn eignen sich gut zur Gegenprüfung. Nach 10 Abrechnungen im Beispiel liegt das YTD-Brutto bei $20,000.00, YTD Social Security sollte also $1,240.00 und YTD Medicare $290.00 betragen. Weichen die YTD-Werte von 6.2% und 1.45% des YTD-Lohns ab, fragen Sie in der Lohnbuchhaltung nach dem Grund.

Stimmt mein Bundeseinkommensteuereinbehalt?

Der Bundeseinkommensteuereinbehalt ist eine Schätzung auf Basis des Formulars W-4, das Sie bei Ihrem Start ausgefüllt haben. Ist er zu niedrig, müssen Sie bei der Steuererklärung nachzahlen; ist er zu hoch, haben Sie dem Staat bis zur Erstattung zinslos Geld geliehen.

Der IRS Tax Withholding Estimator ist genau für diese Frage gemacht. Er fragt nach Ihren aktuellsten Gehaltsabrechnungen (und denen Ihres Ehepartners, wenn Sie gemeinsam veranlagen), Ihrer letzten Steuererklärung und etwaigem Nebeneinkommen und dauert etwa 25 Minuten. Der IRS empfiehlt, ihn jeden Januar und nach großen Veränderungen wie einem neuen Job oder einer Heirat zu nutzen. Wenn Sie auch nebenbei Geld verdienen, erklärt unser Ratgeber zum Zurücklegen von Steuern auf Nebeneinkommen, wie ein höherer Einbehalt vom Gehalt das abdecken kann.

Was sollten Beschäftigte mit Stundenlohn prüfen?

1. Stunden: Vergleichen Sie die Stunden auf der Abrechnung mit Ihren eigenen Aufzeichnungen. Eine Notiz im Handy mit Beginn und Ende jedes Tages reicht.
2. Überstunden: Bei nicht freigestellten Beschäftigten müssen Stunden über 40 pro Arbeitswoche mit mindestens dem 1.5-Fachen des regulären Satzes bezahlt werden. Unser Ratgeber zu Überstunden zeigt, wie Sie einen zweiwöchigen Abrechnungszeitraum Woche für Woche prüfen.
3. Satzänderungen: Haben Sie eine Gehaltserhöhung bekommen, prüfen Sie das Startdatum und ob jede Stunde danach mit dem neuen Satz abgerechnet wird.
4. Boni: Ein zugesagter Anwesenheits- oder Leistungsbonus muss womöglich ebenfalls in Ihren Überstundensatz einfließen.

Was, wenn mein Arbeitgeber mir keine Gehaltsabrechnung gibt?

Der Fair Labor Standards Act des Bundes verpflichtet Arbeitgeber, genaue Aufzeichnungen über geleistete Stunden und gezahlte Löhne zu führen, schreibt aber nicht vor, dass Beschäftigte Gehaltsabrechnungen erhalten (U.S. Department of Labor). Viele Bundesstaaten haben eigene Regeln zu Lohnnachweisen; Ansprechpartner ist die Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaats.

So oder so sind Ihre eigenen Aufzeichnungen Ihr bester Schutz. Notieren Sie Ihre Stunden, bewahren Sie jede Abrechnung oder Zahlungsmitteilung auf und vergleichen Sie sie mit dem W-2, das Sie im Januar erhalten.

Welche fünf Checks sollte ich an jedem Zahltag machen?

1. Der Bruttolohn entspricht Ihrem Gehalt ÷ Abrechnungszeiträume oder Ihren Stunden × Satz plus Überstunden.
2. Die Abzüge vor Steuern entsprechen dem, wofür Sie sich angemeldet haben (der richtige 401(k)-Prozentsatz, der richtige Tarif).
3. Social Security beträgt 6.2% und Medicare 1.45% des richtigen Lohnbetrags.
4. Der Nettolohn entspricht dem, was auf Ihrem Bankkonto angekommen ist.
5. Die YTD-Spalten sind genau um die Beträge dieser Abrechnung gewachsen.

Einmal im Jahr kommt noch ein Check dazu: Ermitteln Sie aus Ihrem Nettolohn Ihren echten Stundenlohn, damit Sie wissen, was eine Stunde Ihrer Zeit wirklich wert ist.

Annahmen: ein Gehalt von $52,000, 26 gleiche Abrechnungen, ein klassischer 401(k)-Beitrag von 5% und keine weiteren Abzüge. Einkommensteuern des Bundes, der Bundesstaaten und Gemeinden sind nicht berücksichtigt, weil sie von Ihrem W-4 und Ihrer persönlichen Situation abhängen. Allgemeine Informationen, keine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Warum ist mein Social-Security-Lohn höher als mein bundessteuerpflichtiger Lohn?

Klassische 401(k)-Beiträge werden vor der Bundeseinkommensteuer abgezogen, aber nicht vor Social Security und Medicare. Der Social-Security- und Medicare-Lohn auf Ihrer Abrechnung (und später auf Ihrem W-2) kann daher höher sein als der bundessteuerpflichtige Lohn.

Muss mein Arbeitgeber mir eine Gehaltsabrechnung geben?

Nach Bundesrecht nicht. Der Fair Labor Standards Act verpflichtet Arbeitgeber, genaue Aufzeichnungen über Stunden und Lohn zu führen, schreibt aber keine Gehaltsabrechnungen vor. Viele Bundesstaaten haben eigene Regeln; fragen Sie bei der Arbeitsbehörde Ihres Bundesstaats nach.

Wie lange sollte ich meine Gehaltsabrechnungen aufbewahren?

Mindestens, bis Sie sie am Jahresende mit Ihrem W-2 abgeglichen haben. Sie zusammen mit Ihren Steuerunterlagen aufzubewahren, ist eine einfache Gewohnheit, und sie helfen, falls Sie jemals Stunden oder Überstunden anfechten müssen.

Mein Nettolohn hat sich geändert, mein Gehalt aber nicht. Warum?

Schauen Sie zuerst auf die Abzüge. Ein neues Leistungsjahr, ein geänderter 401(k)-Prozentsatz, ein neues W-4 oder das Erreichen der Social-Security-Beitragsgrenze können den Nettolohn verändern, ohne dass sich der Bruttolohn ändert.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine persönliche Finanzberatung. Die Zahlen in den Rechenbeispielen ergeben sich aus den jeweils genannten Annahmen und sind keine Prognosen.